Mit den nachfolgenden Informationen informiert die BAY GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Rechtsanwaltsgesellschaft über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams.
1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
BAY GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Rechtsanwaltsgesellschaft
Luitpoldpark
Uferweg 11 | 88131 Lindau
Telefon: +49 8382 273079 10
Telefax: +49 8382 273079 30
E-Mail: info@bay-gmbh.com
Nachfolgend „BAY“ genannt.
2. Zweck und Umfang der verarbeiteten personenebezogenen Daten
2.1 Zweck
Zur Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen sowie Webinaren (nachfolgend „Online-Meetings“ genannt) nutzt BAY die Anwendung Microsoft Teams.
Microsoft Teams ist ein Service der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA (nachfolgend „Microsoft“ genannt). Zwischen BAY und Microsoft als Auftragsverarbeiter besteht eine Vereinbarung gem. Art. 28 DSGVO.
2.2 Umfang
Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Arten von personenbezogenen Daten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt davon ab, welche Angaben und Einstellungen die jeweilige betroffene Person vornimmt und ob die Benutzung von Microsoft Teams über die App-Anwendung oder den Browser erfolgt.
Folgende personenbezogene Daten können – abhängig von Art und Umfang der Teilnahme sowie der individuellen Einstellungen der betroffenen Person – Gegenstand der Verarbeitung sein:
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Benutzer-Daten (Vorname, Nachname, Anzeigename, E-Mail-Adresse, Profilbild, Spracheinstellungen, IP-Adresse, Geräte-/Hardware-Informationen)
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Meeting-Daten (Datum, Uhrzeit, Meeting-ID)
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Text-, Audio- oder Videodaten (abhängig von der Konfiguration des Online-Meetings und der individuellen Einstellungen der betroffenen Person können Texteingaben im Chat-Fenster sowie die über Mikrofon und Videokamera des benutzten Endgeräts erhobenen Daten verarbeitet werden)
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Aufzeichnungen (MP4-Datei der Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei der Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats)
Sofern das Online-Meeting von BAY aufgezeichnet wird, wird dieser Umstand den betroffenen Personen im Vorfeld mitgeteilt und – soweit erforderlich – eine Einwilligung hierfür eingeholt. Der Umstand, dass ein Online-Meeting aufgezeichnet wird, ist zudem während der Durchführung durch einen Hinweis-Banner erkennbar.
3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
BAY verarbeitet die personenbezogenen Daten im Einklang mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem deutschen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO ist Rechtsgrundlage, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf einer (konkludenten) Einwilligung der betroffenen Person beruht.
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO ist Rechtsgrundlage, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Erfüllung eines Vertrags zwischen BAY und der betroffenen Person oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, erforderlich ist.
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO ist Rechtsgrundlage, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen von BAY erforderlich ist.
4. Berechtigte Interessen des Verantwortlichen an der Verarbeitung
Sofern die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO beruht, liegt in der effektiven Durchführung der Online-Meetings das berechtigte von BAY.
5. Empfänger der personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten, die im Rahmen von Online-Meetings verarbeitet werden, werden von BAY nicht an Dritte weitergegeben. Etwas anderes gilt nur, sofern diese gerade zur Weitergabe an Dritte bestimmt sind.
Als Anbieter von Microsoft Teams erhält Microsoft im Rahmen der Bestimmungen der zwischen BAY und Microsoft abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvereinbarung Kenntnis von den oben benannten personenbezogenen Daten.
6. Übermittlung der Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in Deutschland, da BAY über die Einstellungen in Microsoft Teams auf ein deutsches Rechenzentrum zurückgreift, und somit innerhalb der Europäischen Union (EU). Im Übrigen besitzt Microsoft eine EU-U.S. Privacy Shield-Zertifizierung und zwischen BAY und Microsoft wurde im Rahmen der Auftragsverarbeitungsvereinbarung auch eine EU-Standardvertragsklausel unterzeichnet.
Sofern sich eine betroffene Person in ein Online-Meeting aus einem Drittland einwählt, kann BAY nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver außerhalb der EU erfolgt.
7. Dauer der Datenspeicherung
BAY speichert die personenbezogenen Daten solange es für den oben genannten Zweck erforderlich ist. Nach Zweckfortfall werden die Daten gelöscht, solange keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht dem entgegensteht.
8. Rechte der betroffenen Person
Jede betroffene Person hat im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, das Recht auf Berichtigung, das Recht auf Löschung, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 EU-DSGVO i. V. m. § 19 BDSG).
9. Widerrufsrecht
Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung der betroffenen Person, hat diese das Recht Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Der Widerruf ist an folgende Adresse zu richten: info@bay-gmbh.com.
10. Bereitstellung der personenbezogenen Daten
Die betroffene Person ist in der Regel nicht dazu verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Ebenfalls besteht in der Regel keine gesetzliche Vorschrift zu Bereitstellung, noch ist die Bereitstellung für einen Vertragsabschluss erforderlich.
Ohne Bereitstellung der mindestens erforderlichen personenbezogenen Daten ist eine Teilnahme an Online-Meetings jedoch nicht möglich.
11. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
Es besteht keine automatisierten Entscheidungsfindung oder Profiling.